Ogunsen:s Integritetspolicy

För kandidater, kunder, leverantörer och andra intressenter.

Giltig från och med 2024-09-09

Inledning

Din personliga integritet och säkerhet för personuppgifter är viktigt för Ogunsen AB och dess dotterbolag (nedan “Ogunsen”, “vi”, “oss”) som ansvarar för att se till att alla personuppgifter behandlas på ett korrekt sätt, i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.

Denna Integritetspolicy beskriver Ogunsens behandling av personuppgifter.

Vi ber dig att noggrant läsa igenom Integritetspolicyn innan du delar med dig av personuppgifter till oss.

Personuppgiftsansvarig och kontaktuppgifter

Inom Ogunsen-koncernen kan följande bolag vara personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter:

Ogunsen AB, org.nr 556443-2929
SJR in Sweden AB, org.nr 556652-3980
W Executive Search AB, org.nr 556850-1331

Bolagen har ett gemensamt dataskyddsombud och du behöver endast använda en kontaktväg om du har frågor angående Ogunsens personuppgiftsbehandling. Vid frågor är du välkommen att kontakta vårt dataskyddsombud, Petra Förnell, på e-postadressen dataskydd@ogunsen.se.

Tillämpningsområde

Denna Integritetspolicy avser personuppgiftsbehandling för vilken Ogunsen är personuppgiftsansvarig, dvs. i de fall Ogunsen har bestämt ändamål och medel för behandlingen.

Integritetspolicyn reglerar hur Ogunsen samlar in och behandlar personuppgifter för vårt tjänsteutbud som är konsultuthyrning, rekrytering och annan därmed förenlig verksamhet. Policyn reglerar även hanteringen av personuppgifter för andra som såsom referenter och kontaktpersoner hos kunder och leverantörer.

För dig som är kandidat

Vilka personuppgifter vi behandlar i vår kandidatdatabas och hur de samlas in

När du går med i Ogunsens kandidatnätverk, antingen genom att söka en tjänst/uppdrag som vi förmedlar eller göra en spontanansökan till oss, så kommer du att lämna information om dig själv som vi kommer att lagra i vår kandidatdatabas.

Om du söker en tjänst hos oss så kommer följande personuppgifter att samlas in och lagras i vår kandidatdatabas; förnamn, efternamn, e-postadress, telefonnummer, LinkedIn-länk, uppgifter om varför du är rätt för rollen och hur du kom i kontakt med oss samt CV.

Om du gör en spontanansökan för framtida jobb så kommer följande personuppgifter att samlas in och lagras i vår kandidatdatabas; förnamn, efternamn, e-postadress, telefonnummer, ev. kommentar från dig, LinkedIn-länk till din profil, uppgifter om hur du kom i kontakt med oss, vilken ort/region du vill arbeta i, vilken typ av position du söker, när du är tillgänglig för uppdrag, områden som matchar din profil, roll/nivå som matchar din profil samt CV.

Uppgifter om dig kan även registreras i vår kandidatdatabas av anställda hos Ogunsen på din uppmaning, exempelvis efter ett telefonsamtal.

Vi samlar in och behandlar personuppgifter om dig som du lämnat:

i samband med att du ansöker om en tjänst/uppdrag vi förmedlar,
under tillsättningsprocessen, tex vid en intervju,
när du registrerat en spontanansökan,
under den tid du är en del av vårt kandidatnätverk, t.ex. uppgifter om karriärambitioner, kompetens, branscher du vill jobba inom, etc.

Hur vi använder dina personuppgifter

Syfte med behandlingen

När du ansökt om en tjänst som vi förmedlar

Vi behandlar vi dina personuppgifter för att kunna bedöma din kompetens och lämplighet för aktuellt uppdrag och för att kunna kontakta dig för att inhämta mer information om din kompetens. Dina uppgifter kommer också att vara sökbara för oss för att vi ska kunna matcha dig mot andra uppdrag vi förmedlar.

Om du inte vill att vi matchar dig mot andra uppdrag än det du sökt så kan du efter ansökningsprocessen begära att få dina uppgifter raderade. Du skickar din begäran till raderamindata@sjr.se (gäller kandidater i SJR:s nätverk) eller till raderamindata@wesgroup.se (gäller kandidater i Wes nätverk).

När du registrerat en spontanansökan

Vi behandlar vi dina personuppgifter för att kunna matcha dig mot de tjänster som vi förmedlar och för att kunna kommunicera med dig om aktuella uppdrag, karriärambitioner och din kompetens.

Övrig behandling

Vi kan också komma att dela din profil med kunder som kan vara intresserade av din kompetens.

Vi kan också använda dina personuppgifter för att säkerställa att våra tjänster och IT system möter våra kandidaters- och kunders behov över tid.

Legal grund för behandlingen

Nödvändigt för att uppfylla våra avtalsenliga åtaganden gentemot dig.

Nödvändigt för vårt berättigade intresse att säkerställa att tjänsterna och våra system möter kandidaternas och våra kunders behov över tid.

Behandling av ytterligare personuppgifter under uppdrag/processer

När vi utför tjänster till dig kan vi komma att behandla ytterligare personuppgifter om dig i våra uppdrag och processer. Personuppgifter som kan komma från en annan källa än från dig personligen.

Syfte med behandlingen

Inhämta tilläggsinformation från referenter.

Genomföra personlighetstester och djupintervjuer.

Om du är slutkandidat i en process kan kreditupplysning komma att inhämtas om det finns anledning att göra en ekonomisk riskbedömning beträffande dig.

Om du är slutkandidat i en process kan bakgrundskontroller förekomma för att vi ska kunna bedöma din lämplighet för en tjänst som motiverar denna lämplighetskontroll.

Legal grund för behandlingen

Nödvändigt för vårt berättigade intresse att säkerställa att kandidaten är lämplig för tjänsten eller uppdraget.

Behandling av personnummer

I möjligaste mån undviker vi att behandla personnummer. I vissa fall är det dock motiverat med hänsyn främst till att vi behöver ha en säker identifiering, t.ex. vid bakgrundskontroller och UC.

Vid anställning hos Ogunsen

För det fall du blir anställd hos Ogunsen, till exempel som konsult, kommer du att bli informerad om den ytterligare behandling av personuppgifter som kommer att ske under och i samband med din anställning.

Vem vi delar med oss av dina personuppgifter till

Vi kan komma att dela med oss av dina personuppgifter till andra bolag inom Ogunsen-koncernen och våra leverantörer som tillhandahåller tjänster till oss, t.ex. leverantörer av drift och support av våra IT-system. I de fall leverantören är att betrakta såsom personuppgiftsbiträde till Ogunsen är Ogunsen fortsatt ansvarig för den behandling av dina personuppgifter som leverantören utför på Ogunsens uppdrag och leverantören får inte använda personuppgifterna för andra ändamål än de vi anger. Delning av personuppgifter inom Ogunsen-koncernen eller till underleverantör sker för att uppfylla avtalet mellan oss, dvs. för att vi ska kunna tillhandahålla de överenskomna tjänsterna till dig.

När vi delar med oss av personuppgifter enligt ovan kan personuppgifter överföras till bolag såväl inom som utom EU/EES. All sådan överföring är baserad på gällande lag och om behandlingen görs utanför EU/EES kommer den vara föremål för lämpliga skyddsåtgärder i form av t.ex. EU-kommissionens modellklausuler för sådan överföring.

Personuppgifter om dig kommer också att delas med Ogunsens kund(er) i de fall det behövs för att kunna utföra våra tjänster till dig, dvs. att hitta en anställning eller konsultuppdrag hos kund. Om vi lämnar dina personuppgifter till vår kund är kunden självständigt personuppgiftsansvarig för sin behandling av dina personuppgifter efter sådant mottagande från oss. Med hänsyn till din integritet överför Ogunsen enbart dina personuppgifter till kund efter att vi haft en dialog med dig där du visat intresse för uppdraget i fråga.

Vi delar även dina personuppgifter med leverantörer som är självständigt personuppgiftsansvariga, t.ex. leverantörer av bakgrundskontroller. När dina personuppgifter delas med en leverantör som är självständigt personuppgiftsansvarig gäller den organisationens integritetspolicy och personuppgiftshantering.

Vidare kan vi lämna ut personuppgifter om vi är skyldiga till det enligt gällande lag, domstolsbeslut eller om sådant utlämnande annars är nödvändigt för att medverka till en rättslig utredning.

Hur länge vi sparar dina personuppgifter

Du kan när som helst meddela oss att du inte längre vill vara en del av vårt kandidatnätverk. Det gör du genom att skicka ett e-postmeddelande till raderamindata@sjr.se (gäller kandidater i SJR:s nätverk) eller raderamindata@wesgroup.se (gäller kandidater i Wes nätverk). Då raderar vi all information som vi har om dig i vår kandidatdatabas och du är inte längre sökbar.

Observera att det finns undantag från komplett radering; om du sökt ett jobb eller konsultuppdrag genom oss på Ogunsen så kommer vi att spara dina uppgifter så länge som uppgifterna är nödvändiga för att hantera ansöknings- och urvalsprocessen och uppdraget mot kunden. Vi behöver även spara dina ansökningshandlingar i 24 månader efter avslutad konsult- eller rekryteringsprocess med hänvisning till Diskrimineringslagstiftningen. När 24 månader passerats raderas dina uppgifter.

Referenspersoner

I syfte att kunna genomföra väl underbyggda rekryterings- och konsult-tillsättningsprocesser kommer Ogunsen att behandla personuppgifter om dig som är referens. Vi använder den digitala tjänsten Refapp i vår referenstagning.

Vi behandlar ditt namn, ditt telefonnummer, din email, din IP-adress och de personuppgifter som berör dig i det omdöme du lämnar såsom referens åt en av våra kandidater. Din profilbild från Facebook eller LinkedIn inhämtas för det fall du väljer något av dessa sätt för verifiering. Ditt namn kan komma att delas med vår uppdragsgivare.

Denna personuppgiftsbehandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att säkerställa att kandidaten är lämplig för tjänsten eller uppdraget vi förmedlar.

Dina personuppgifter sparas i 2 år efter det att den aktuella tjänsten tillsatts.

Kontaktperson hos kund

Att upprätthålla affärsrelationer med kunder är en viktig del av Ogunsens verksamhet. Ogunsen behandlar endast personuppgifter om kontaktpersoner hos kunder som är nödvändiga för tillhandahållande och uppföljning av våra tjänster samt för att möjliggöra framtida affärsrelationer. Sådana personuppgifter är t.ex. namn, titel och kontaktuppgifter. För att kunna ingå och hantera avtal med våra kunder behandlar Ogunsen, såsom personuppgiftsansvarig, personuppgifter tillhörande företrädare för kunden. Grunden för denna behandling är Ogunsens berättigade intresse att ingå och fullfölja avtalet med kunden.

Som huvudregel sparar vi kunduppgifter för ändamålen som vi angett ovan så länge som kundförhållandet består och i upp till 12 månader därefter. Vi kan även komma att spara dessa uppgifter längre för vissa ändamål, exempelvis för bokföringsändamål. Ogunsen kommer som huvudregel att spara personuppgifter som förekommer i kundavtal samt uppgifter om affärshändelser under avtalstiden och därefter för tio år.

Dina personuppgifter kan komma att användas för marknadsföringsändamål. I det fall du inte längre önskar motta marknadsföring kan du kontakta oss och ange att du inte önskar bli kontaktad i marknadsföringssyfte.

Kontaktperson hos potentiell kund

Att upprätta affärsrelationer med nya kunder utgör en del av Ogunsens kärnverksamhet. I syfte att kunna kontakta dig som företrädare för en potentiell kund för att erbjuda våra tjänster samlar Ogunsen in personuppgifter om dig, såsom t.ex. namn, titel, e-postadress, telefonnummer och uppgift om tidigare arbetsgivare (om du varit kund tidigare). Uppgifterna, som vi samlar in via vår hemsida, interna nätverk, bolags hemsidor, offentliga register och sociala medier, lagras i vårt CRM-system med målet att Ogunsen ska kunna upprätta en affärsrelation med det bolag som du representerar.

Behandlingen av dina personuppgifter stödjer sig på Ogunsens berättigade intresse av att kunna upprätta affärsrelationer och utveckla våra tjänster.

Ogunsen kommer att behandla dina personuppgifter till dess att de inte längre behövs för att uppfylla ovanstående ändamål eller till dess att du begär att inte längre finnas med i vårt CRM-system. Om en affärsrelation inte har utvecklats inom två år från det att Ogunsen tog den första kontakten och det inte längre pågår någon dialog kommer dina personuppgifter att raderas.

Kontaktperson hos leverantör

Ogunsen behandlar endast personuppgifter om kontaktpersoner hos leverantörer som är nödvändiga för avtalsrelationen såsom t.ex. namn, titel och kontaktuppgifter. Grunden för denna behandling är bolagets berättigade intresse att ingå och fullfölja avtalet med leverantören. Som huvudregel sparar vi personuppgifterna så länge som avtalsförhållandet består. Men vi kan även komma att spara dessa uppgifter längre för vissa ändamål exempelvis för bokföringsändamål. Ogunsen kommer som huvudregel att spara personuppgifter som förekommer i leverantörsavtal samt uppgifter om affärshändelser under avtalstiden och därefter för tio år.

Användning av e-post

För att underlätta kommunikation och kunna kommunicera effektivt med våra kandidater, referenspersoner, kunder, leverantörer och övriga intressenter använder Ogunsen e-post. Behandling av personuppgifter i e-post sker med stöd av samtycke, avtal eller berättigat intresse.

Du bör inte skicka känsliga personuppgifter eller integritetskänsliga uppgifter till oss via e-post. Våra e-postkonton rensas regelbundet i enlighet med våra riktlinjer för e-post. Personuppgifter som förekommer i e-post kan komma att överföras till andra register och system inom Ogunsen.

Skyddet för personuppgifter

Ogunsen har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot förlust, missbruk, obehörig åtkomst, avslöjande, ändring och förstörelse.

Ogunsens anställda och leverantörer är bundna av sekretessavtal och är skyldiga att följa Ogunsens regler för dataskydd, informations- och IT-säkerhet, denna Integritetspolicy och andra interna föreskrifter som ytterligare reglerar behandlingen av personuppgifter.

Ogunsen som personuppgiftsbiträde

Det kan förekomma situationer där Ogunsen, vid utförandet av vissa tjänster, inte är personuppgiftsansvarig utan enbart ett personuppgiftsbiträde till Ogunsens kund. Så är t.ex. fallet vad gäller tjänsterna Second Opinion och Teamutveckling.

När Ogunsen behandlar personuppgifter som ett personuppgiftsbiträde sker det på uppdrag av den personuppgiftsansvarige och Ogunsen är då bundet av de instruktioner som Ogunsen fått av den personuppgiftsansvarige. I dessa situationer kan Ogunsen inte garantera att sådan behandling kommer att ske i enlighet med denna Integritetspolicy men Ogunsen kommer alltid säkerställa att behandling sker i enlighet med tillämplig lagstiftning och i möjligaste mån i enlighet med denna Integritetspolicy.

Dina rättigheter

Det är vår skyldighet att endast behandla personuppgifter som är korrekta, relevanta och nödvändiga med beaktande av våra legitima ändamål, och du har rätt att kontrollera att så sker.

Du har vissa rättigheter enligt dataskyddsförordningen när det gäller dina personuppgifter.

Rätt att återkalla samtycke – Du har rätt att återkalla ditt samtycke som du lämnat för behandling av personuppgifter. Ett återkallande av samtycke påverkar dock inte lagligheten av den behandling som ägde rum innan ditt samtycke återkallats.
Rätt till tillgång – Du har rätt att få information om vår behandling av dina personuppgifter. Sådan information ges genom denna Integritetspolicy. Du har även rätt att få tillgång till en kopia av de personuppgifter vi behandlar om dig, s.k. registerutdrag.
Rätt till rättelse – Du har rätt att få felaktiga personuppgifter om dig rättade. Du har också rätt att komplettera ofullständiga uppgifter genom att tillhandahålla information.
Rätt till radering – Under vissa omständigheter har du rätt att få dina personuppgifter raderade. Detta brukar kallas “rätten att bli bortglömd”. Rätten till radering är dock villkorad och en begäran kan lämnas utan åtgärd.
Rätt till begränsning – Under visa omständigheter har du rätt att kräva att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Rätten till begränsning är dock villkorad och en begäran kan lämnas utan åtgärd.
Rätt till dataportabilitet – Du har rätt att få ut personuppgifter du lämnat till oss (eller begära överföring av uppgifterna direkt från oss till en ny personuppgiftsansvarig om det är tekniskt möjligt) i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format.
Rätt att invända – Du har rätt att invända mot vår behandling av dina personuppgifter om behandlingen grundar sig en intresseavvägning, om du inte anser att Ogunsen har ett berättigat intresse av att behandla personuppgifterna. Rätten att invända gäller också behandling av personuppgifter för direkt marknadsföring.

Läs gärna mer om rättigheterna här: https://www.imy.se/privatperson/dataskydd/dina-rattigheter/

Vill du utöva någon av dessa rättigheter eller har frågor kring detta, vänligen kontakta vårt dataskyddsombud på dataskydd@ogunsen.se.

Du har även rätt att när som helst inge klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) om du anser att Ogunsen behandlar dina personuppgifter i strid med tillämplig dataskyddslagstiftning.

Ändringar i denna Integritetspolicy

Ogunsen förbehåller sig rätten att revidera denna Integritetspolicy från tid till annan. Datumet för den senaste ändringen anges i början av Integritetspolicyn. Om vi gör några ändringar i Integritetspolicyn kommer vi att publicera dessa ändringar på webbplatsen. Du rekommenderas därför att läsa denna Integritetspolicy regelbundet för att uppmärksamma eventuella ändringar.